Sosyal Gelişim ve Dayanışma Derneği

 “SGDD”

Stajyer Aydınlatma Metni

 

 

Veri Sorumlusu:

 

Adres                :

Sığınmacılar ve Göçmenlerle Dayanışma Derneği (“Bundan böyle kısaca “SGDD veya Dernek” olarak anılacaktır.)

Birlik, Katar Cd No:11, 06610, 06610 Çankaya/Ankara

 

 

a.   Giriş

 

Dernek ile aranızdaki istihdam ilişkisi kapsamında tarafınıza ait bazı kişisel verilerin toplanarak işlenmesi gerekebilecektir. Buna bağlı olarak, işbu Stajyer Aydınlatma Metni, Dernek olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan böyle kısaca "KVKK” olarak anılacaktır.) uyarınca siz değerli Stajyerlerimizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

 

b.   Tarafımızca İşlenen Kişisel Verileriniz ve Bunların İşlendikleri Amaçlar

 

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

Kimlik

Bilgileri

 

·       İsim, Soyisim, Yaş, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, Medeni Durum, İmza, İmza/Paraf Örnekleri, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Uyruk, Anne Kızlık Soyadı, Yakınlık Durumu, Baba İsmi, Soyismi, Ehliyet Bilgileri

 

Kimlik Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

®              Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

®              Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

®              Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®              Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

®              Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

®              Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

®              İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

®              İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi

®              İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Talep / Şikayetlerin Takibi

®              Ücret Politikasının Yürütülmesi

®              Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

®              Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

®              Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

İletişim

Bilgileri

 

 

·       Adres, E-posta adresi, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Adres, İlçe, İl, Posta Kodu, Ev No, Cep No, İkametgâh Adres, Telefon, Dernek E-mail Adresi

İletişim Bilgilerinizin SGDD Otel tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

®              Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®              Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

®              Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

®              İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi Denetimi

®              İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

®              Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

®              Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

Özlük

Bilgileri

 

 

·       Kart No, İşe Başlama Tarihi, Departman Bilgisi, Pozisyon Bilgisi, Ücret Bilgisi, İş Tecrübeleri (daha önce çalışılan iş yeri, pozisyon, çalışma süresi) Özgeçmiş, Kapak Mektubu, Staj Belgesi, , İşe Giriş - İşten Çıkış Tarihi, SGK Sicil No, Departman Bilgisi, Giriş - Çıkış Saati, İşe Başlama Tarihi, İzin Gün ve Başlangıç Bitiş Tarihleri, Personel No, İzin Başlangıç ve Bitiş Tarih ve Saatleri, İzin Nedeni, Staj Başlangıç ve Bitiş Tarihi, Teslim Edilen Eşya, Teslim Tarihi, Sözlü Uyarı Konusu, Disiplin Uyarısı Konusu, Tarih ve Saati, Vardiye ve Detaylarına ilişkin Bilgiler, Çalışan Savunması, Vizite Tarihleri ve Süresi, Prim Ödeme Gün ve Kazançları, Bordro Bilgileri, İstirahat Gün Sayısı, Staj Bilgileri, SGK işe giriş belgesi, Zorunlu staj belgesi, Öğrenci Belgesi, Puantaj Bilgileri, Okul Bilgisi, Okul Geçmişi

 

 

Özlük Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

®              Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

®              Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

®              Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®              Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

®              Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

®              Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

®              İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

®              İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi

®              İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

®              Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Talep / Şikayetlerin Takibi

®              Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

®              Ücret Politikasının Yürütülmesi

®              Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

®              Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin YürütülmesiEğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi 

®              Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

Mesleki Deneyim

Bilgileri

 

 

·       Eğitim Bilgisi, Yabancı Dil Bilgisi, Kurs ve Seminer Bilgisi, Sertifika Bilgisi, Bilgisayar ve Program Bilgisi, Diploma, Uzmanlık Belgesi, Öğrenim Durumu

 

Mesleki Deneyim Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

®              Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®              Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

Finans

Bilgileri

·       Banka Hesap Numarası, Banka, Şube, IBAN Numarası, İmza Sirküleri

Finans Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

®              Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®              Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

®              Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

®              Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

®              Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

Fiziksel Mekan Güvenliği

Bilgileri

·       Kamera Kayıtları,

Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

®              İç Denetim / Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

®              Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

Görsel İşitsel

Kayıtlar

 

 

 

·       Vesikalık Fotoğraf

Görsel İşitsel Kayıtların SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

®              Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              Organizasyon ve etkinlik yönetimi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

Hukuki İşlem

Bilgileri

 

 

·       Adli Makamlarla Yazışmalardaki Bilgiler, Dava Dosyasındaki Bilgiler

Aile Bireylerine Ait Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®    Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®    Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

®    Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

İşlem Güvenliği

Bilgileri

 

 

·       IP adresi, Kullanıma Başlama Tarih ve Saati, Kullanım Bitiş Tarih ve Saati, MAC Adresi

İşlem Güvenliğine Ait Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®    Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

®    Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®    İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®    İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

®    Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

®    Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

Aile Bireylerine Ait

Bilgiler

 

 

·       Ad, Soyad, Adres, Telefon No

Aile Bireylerine Ait Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

®              İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

Referans Kişisine Ait

Bilgiler

 

 

·       İsim, Soyad, Telefon Numarası, Çalıştığı yer ve pozisyon

Referans Kişisine Ait Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Saklama, Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

Sağlık

Bilgileri

 

·       Kan Grubu, Hemogram, Hbs-Ag,Anti Hbs-Ag,Anti-Hcv,Anti-Hav,Anti-Hıv, Akciğer Grafisi, Göz Muayenesi (Refraktometre)[AY1] 

 

Sağlık Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

®              Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

®              Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Kişisel Veri Kategorisi

Kişisel Veri Tipleri

 

Ceza Mahkumiyeti Güvenlik Tedbiri Bilgileri

(Açık rızanıza bağlı olarak)

 

 

 

·       Adli Sicil Kaydı Bilgisi, Savcılık Belgesi[AY2] 

Hukuki İşlem Bilgilerinizin SGDD tarafından İşlenme Amaçları

 

®              İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

®              Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

®              Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

 

 

 

 

 

 

c.    Kişisel Verilerinizi Hangi Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebeplere Dayanarak İşlemekteyiz?

Yukarıdaki tabloda kategorize edilmiş kişisel verileriniz; SGDD tarafından oluşturulan matbu formlar (malzeme zimmet tutanağı gibi) ve tarafımıza ilettiğiniz bilgi/belgeler vasıtasıyla fiziki olarak, iş yerinde kurulu elektronik takip ve fiziksel erişim kontrol sistemleri (kartlı geçiş sistemleri), CCTV kamera kayıt sistemleri, telefon ve e-mail üzerinden ise elektronik olarak toplanmaktadır.

 

CCTV kamera kayıt sistemleri vasıtasıyla tesislerimizin […[AY3] ] noktaları 7/24 kayıt altına alınmakta olup buna ilişkin olarak tesislerimizdeki ilgili yerlerde kamera kaydı yapıldığına ilişkin uyarılar yer almaktadır.

 

Bunun yanı sıra, tarafınıza ait kişisel verilerin KVKK’nın 5. Maddesinde belirtilen “Kanunlarda açıkça öngörülme”, “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilecektir.

 

Sağlık bilgileriniz ise KVKK’nın 6. Maddesinde belirtilen “Sağlığa ilişkin kişisel verilerin kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişilerce işlenmesi” hukuki sebebine dayanılarak iş yeri hekimimiz ve/veya ilgili mevzuat gereğince sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişilerce işlenebilecektir.

 

Son olarak belirtmek isteriz ki tarafınızın ve/veya SGDD olarak Dernek’in dahiliyeti olan hukuki süreçlerin vuku bulması halinde, ilgili mevzuata uygun hareket edebilmek adına yukarıdakilere ek olarak “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebebine dayanılarak veri işleme faaliyetinde bulunulabileceğini belirtmek isteriz.

 

d.   Kişisel Verileriniz Yurtiçinde Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabilecektir?

 

Kişisel verileriniz, yasal düzenlemenin öngördüğü kapsamda,

 

·       Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, faaliyetlerin mevzuaata uygun yürütülmesi,  yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amaçları kapsamında yurt içindeki Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına

·       Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla sözleşme vasıtasıyla SGDD olarak hizmet aldığımız Avukatlara, iş sağlığı güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi ve çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla OSGB ya da servis hizmeti gibi hizmetler aldığımız Tedarikçilere (Gerçek kişilere - Tedarikçilere)

·       Dernek faaliyetleri çerçevesinde ortaklaşa çalıştığımız Sivil Toplum Örgütlerine

 

 

aktarılabilecektir.

 

e.    Kişisel Verilerinizin Yurtdışına Aktarımına İlişkin Bilgilendirme

 

Kişisel verileriniz KVKK’nın 9. maddesi uyarınca açık rızanıza bağlı olarak yurt dışına aktarılabilecektir. Böyle bir durumda, tarafınızı yurt dışı veri aktarımı içeren faaliyetlerimizle ilgili olarak ayrıca bilgilendirerek açık rızanızı alacağımızı ifade etmek isteriz.

 

f.    İlgili Kişi Olarak KVKK Uyarınca Sahip Olduğunuz Haklara İlişkin Başvuru Usulü

 

Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sahipleri, SGDD’ye başvurarak;

 

haklarına sahiptir.

 

Kişisel verilerinize ilişkin olarak KVKK’nın “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. Maddesinde sayılan haklarınızla ilgili taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” uygun olarak Dernek’imizin Birlik, Katar Cd No:11, 06610, 06610 Çankaya/Ankara adresinde bulunan [Lütfen çalışanlardan kişisel verilere ilişkin gelecek başvurulardan sorumlu olması planlanan birimin adını giriniz.] birimine elden teslim yaparak ya da sistemlerimizde size ait olarak kayıtlı olan iş e-mailiniz üzerinden kvkk@sgdd-asam.com[AY4]  adresine e-mail atarak iletebilirsiniz.

 


 [AY1]Teyit ediniz.

 [AY2]Teyit ediniz. Alıyorsanız kanuni zorunluluk değilse alınmaması gerektiği görüşündeyiz.

 [AY3]Lütfen tesislerinizde kamera kaydı yapılan alanları belirtiniz.

 [AY4]Kvkk başvurularının takip edilmesi için kvkk@sgdd... Adresinin açılmasının uygun olacağı kanaatindeyiz.